Postfächer erreichen in der Regel nur selten Größen von über 5 oder 10 Gigabyte. In der Verbindung mit Microsoft Exchange Server ist es mir allerdings schon öfters passiert, dass trotz eines kleinen Benutzerpostfachs die lokale .ost Datei auf dem Client eine Größe von 50 Gigabyte erreicht hat. Das hängt dann meistens mit vielen geöffneten Freigaben oder Postfächern anderer Nutzer zusammen. Wenn die Größe der .ost oder .pst Datei eine Grenze überschreitet kann es sein, dass man beim Öffnen von Outlook mit einer Fehlermeldung begrüßt wird, die wie folgt lautet. „Die Outlook-Datendatei unter %PFAD% hat die maximale Größe erreicht.“ – So oder so ähnlich. Bei den unterschiedlichen Versionen von Office bzw. Outlook tritt dieser Fehler bei unterschiedlichen Größen auf.
Problemlösung
Zum Glück ist das nur ein kleines Problem, welches man mit Hilfe der Registry ( Win-Taste + R -> regedit ) lösen kann. Es müssen 2 Schlüssel unter folgendem Pfad erstellt werden.
| Outlook 2003 | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST |
| Outlook 2007 | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST |
| Outlook 2010 | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST |
| Outlook 2013 | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST |
| Outlook 2016/2019 | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST |
Der erste Schlüssel, der erstellt werden muss ist WarnLargeFileSize (DWORD 32-Bit) und der Wert darf nicht höher als 4090445042(dezimal) oder f3cf3cf2(hexadezimal) sein. Der Wert legt fest, ab wann der Benutzer die besagte Fehlermeldung bzw. Warnung bekommt, dass die Datendatei die maximale Größte erreicht hat.
Der zweite Schlüssel ist MaxLargeFileSize (DWORD 32-Bit) und dort darf als Wert höchstens 4294967295(dezimal) oder ffffffff(hexadezimal) eingetragen werden. Hier wird festgelegt wie viele Daten tatsächlich maximal in die Datendatei geschrieben werden können.
Hinweis: Empfohlen ist, dass der Wert für MaxLargeFileSize mindestens 5% größer ist, als der für WarnLargeFileSize, da Outlook mehr Daten in eine Datendatei schreibt, als nur Benutzerdaten.
Weitere Informationen gibt es auf der entsprechenden Microsoft Support-Website